Perubahan Akta Koperasi adalah hal penting yang harus dipahami setiap pengurus dan anggota.
Akta yang tidak diperbarui dapat menimbulkan masalah administratif hingga sanksi dari instansi pembina koperasi.
Karena itu, revisi akta dan penyesuaian anggaran dasar harus dilakukan secara benar sesuai ketentuan.
Artikel ini membahas kapan akta perlu diubah, dokumen yang wajib disiapkan, langkah perubahan akta yang resmi, hingga tanggung jawab pengurus dalam pelaporan perubahan kepada instansi terkait.
Kapan Akta Koperasi Perlu Diubah?
Perubahan akta koperasi tidak dapat dilakukan sembarangan. Hanya kondisi tertentu yang mengharuskan adanya revisi akta.
Beberapa alasan yang lazim memicu perubahan antara lain:
1. Perubahan Anggaran Dasar
Anggaran dasar adalah dasar hukum operasional koperasi.
Jika ada keputusan rapat anggota yang menetapkan penyesuaian mengenai visi, misi, struktur modal, jenis usaha, wilayah keanggotaan, atau kebijakan penting lain, maka akta harus diperbarui.
2. Perubahan Pengurus atau Pengawas
Berdasarkan ketentuan dalam Permenkop 9 Tahun 2018, pergantian pengurus merupakan perubahan yang wajib dilaporkan dan dicatat dalam dokumen resmi.
Artinya, ketika terjadi perubahan susunan pengurus, koperasi perlu melakukan penyesuaian akta atau setidaknya menyampaikan laporan perubahan lengkap kepada instansi pembina.
3. Perubahan Alamat Koperasi
Jika koperasi pindah lokasi kantor, maka akta dan data administrasi harus disesuaikan.
4. Penyesuaian Ketentuan Usaha
Koperasi yang menambah jenis layanan atau mengubah pola usaha perlu memperbarui anggaran dasar sebagai dasar legalitasnya.
5. Arahan Hasil Pengawasan
Instansi pembina seperti Kementerian Koperasi atau Dinas dapat memberikan rekomendasi perubahan setelah melakukan pengawasan rutin.
Jika ditemukan ketidaksesuaian dokumen, maka revisi akta wajib dilakukan.
Dokumen Revisi Koperasi yang Perlu Disiapkan
Saat koperasi ingin menyusun akta koperasi baru atau melakukan perubahan, beberapa dokumen wajib dipersiapkan agar prosesnya berjalan lancar.
Dokumen yang umumnya diperlukan antara lain:
1. Berita Acara Rapat Anggota
Perubahan akta hanya dapat dilakukan berdasarkan keputusan rapat anggota.
Berita acara harus memuat hasil keputusan, agenda rapat, serta tanda tangan pimpinan rapat, sekretaris, dan perwakilan anggota.
2. Daftar Hadir Rapat Anggota
Daftar hadir menjadi bukti keabsahan rapat dan harus dilampirkan dalam pengajuan revisi akta atau perubahan pengurus.
3. Fotokopi Akta Pendirian atau Akta Perubahan Sebelumnya
Instansi pembina memerlukan dokumen sebelumnya untuk mencocokkan data historis koperasi.
3. Buku Daftar Anggota
Koperasi wajib melampirkan daftar anggota yang berlaku pada saat perubahan ditetapkan.
4. Identitas Pengurus Baru
Jika terjadi pergantian pengurus, maka KTP seluruh pengurus baru wajib dilampirkan sesuai ketentuan Pasal 86 ayat 4 Permenkop 9 Tahun 2018.
5. Berita Acara Serah Terima Jabatan
Dokumen ini menjadi bukti bahwa pengurus lama telah menyerahkan tanggung jawab secara resmi kepada pengurus baru.
Langkah Ubah Akta Koperasi Secara Resmi
Mengubah akta koperasi tidak bisa dilakukan dengan cara lisan atau keputusan sepihak. Setiap perubahan harus mengikuti prosedur hukum yang telah diatur oleh pemerintah agar hasilnya sah dan diakui oleh instansi pembina.
Karena itu, penting bagi pengurus memahami alur resminya mulai dari rapat anggota hingga tahap pelaporan.
Berikut tahapan resmi yang umum dilakukan koperasi ketika ingin mengubah akta:
1. Melaksanakan Rapat Anggota
Rapat anggota adalah forum tertinggi dalam koperasi. Setiap perubahan anggaran dasar atau struktur pengurus harus diputuskan melalui rapat anggota dengan kehadiran quorum sesuai ketentuan.
2. Menyusun Dokumen Perubahan
Setelah rapat selesai, koperasi wajib menyusun berita acara, daftar hadir, dan dokumen pendukung lain yang berkaitan dengan perubahan.
3. Pembuatan Draft Akta oleh Notaris
Revisi akta harus dibuat oleh notaris yang memahami ketentuan perkoperasian. Notaris akan menyalin hasil keputusan rapat ke dalam bentuk akta autentik.
4. Pengajuan ke Kementerian Koperasi atau Dinas
Perubahan harus dilaporkan kepada unit pengawasan sesuai wilayah keanggotaan koperasi, antara lain:
- Kementerian Koperasi dan UKM untuk koperasi lintas provinsi
- Dinas Provinsi untuk koperasi lintas kabupaten atau kota dalam satu provinsi
- Dinas Kabupaten atau Kota untuk koperasi dengan lingkup satu daerah
Pada tahap ini, koperasi wajib melampirkan seluruh dokumen yang telah disiapkan.
5. Penerbitan Pengesahan Perubahan Akta
Instansi pembina akan memeriksa kelengkapan data.
Jika seluruh persyaratan terpenuhi, maka perubahan akta akan disahkan dan diunggah dalam sistem pelayanan koperasi.
Tanggung Jawab Pengurus dalam Perubahan Akta
Pengurus memiliki tanggung jawab besar dalam memastikan legalitas koperasi selalu diperbarui.
Kalau berdasarkan regulasi:
– Pengurus bertugas mengelola koperasi dan wajib melaporkan setiap perubahan, termasuk perubahan anggaran dasar, alamat, pengurus, dan pengawas
– Laporan perubahan wajib disampaikan secara berkala melalui mekanisme pengawasan off site
– Jika tidak dilaporkan, koperasi dapat dikenakan sanksi administratif, mulai dari teguran hingga pencabutan izin usaha.
Karena itu, perubahan akta atau perubahan struktur organisasi tidak boleh diabaikan.
Pengurus harus proaktif dalam memastikan semua dokumen koperasi selalu sesuai dengan ketentuan terbaru.
Pentingnya Pembaruan Data dalam Administrasi Koperasi
Pembaruan data adalah bagian penting dari pengelolaan koperasi yang profesional.
Setiap perubahan dalam struktur, kegiatan usaha, maupun anggaran dasar perlu dicatat secara resmi agar koperasi memiliki administrasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Tanpa pembaruan data, koperasi berisiko mengalami kendala administratif yang berdampak pada kegiatan usaha.
Berikut penjelasan lebih rinci tentang mengapa pembaruan data sangat penting:
1. Menghindari Kesalahan Pengawasan oleh Instansi Pembina
Instansi pembina seperti Kementerian Koperasi, Dinas Provinsi, atau Dinas Kabupaten/Kota melakukan pengawasan rutin, baik melalui laporan tertulis maupun pemeriksaan langsung.
Jika data koperasi tidak diperbarui, hasil pengawasan bisa keliru karena informasi yang digunakan tidak sesuai kondisi terbaru.
Akibatnya, koperasi bisa dinilai tidak sehat atau dianggap tidak menjalankan kewajiban administratif.
2. Memudahkan Akses Pembiayaan, Kemitraan, atau Program Pemerintah
Banyak program pembiayaan, hibah, dan pendampingan dari pemerintah maupun lembaga keuangan yang mensyaratkan data koperasi harus valid dan terbaru.
Jika akta, pengurus, atau alamat pada dokumen kedinasan belum diperbarui, permohonan bisa ditolak.
Pembaruan data akan meningkatkan kredibilitas koperasi di mata mitra dan lembaga keuangan.
3. Mencegah Risiko Sanksi Administratif
Ketidaksesuaian data dapat menimbulkan sanksi dari instansi pembina.
Berdasarkan ketentuan pengawasan koperasi, sanksi bisa berupa teguran, pembatasan kegiatan usaha, pembekuan izin usaha, bahkan pencabutan izin.
Sanksi ini biasanya muncul karena laporan perubahan tidak disampaikan sesuai ketentuan.
Dengan memperbarui akta dan data kelembagaan, koperasi dapat menghindari risiko tersebut.
4. Memastikan Kelancaran Ekspansi atau Perubahan Usaha
Ketika koperasi ingin menambah unit usaha, membuka cabang, atau menjalin kerja sama baru, pihak eksternal biasanya memeriksa legalitas dan dokumen resmi koperasi.
Jika datanya tidak lengkap atau tidak diperbarui, proses kerja sama bisa tertunda.
Pembaruan data memastikan semua langkah pengembangan usaha dapat berjalan lancar tanpa hambatan administratif.
5. Menguatkan Kepercayaan Anggota dan Mitra
Koperasi adalah organisasi berbasis keanggotaan. Data yang tertib dan akurat menunjukkan bahwa pengurus menjalankan amanah dengan baik.
Pembaruan dokumen resmi juga membantu menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam setiap keputusan organisasi.
Kesimpulan
Perubahan Akta Koperasi adalah proses penting yang harus dipahami setiap pengurus dan anggota. Mulai dari perubahan anggaran dasar, pengurus, hingga perubahan alamat, semuanya harus tercatat secara resmi.
Pengurus juga wajib melaporkan perubahan kepada instansi pembina sesuai ketentuan Permenkop 9 Tahun 2018.
Dengan mengikuti prosedur resmi, menyusun dokumen lengkap, serta memastikan seluruh data selalu diperbarui, koperasi dapat beroperasi dengan legal, tertib, dan memiliki kepercayaan lebih besar dari anggota maupun mitra usaha.
Solusi Pendirian PT
Banyak pelaku usaha awalnya memilih mendirikan koperasi karena dianggap lebih mudah dijalankan secara bersama.
Tapi seiring waktu, banyak yang ingin naik kelas ke bentuk Perseroan Terbatas (PT) agar bisnisnya terlihat lebih profesional, dipercaya mitra, dan punya akses lebih luas ke permodalan maupun tender proyek.
Namun, mendirikan PT tidak sesederhana yang dibayangkan. Nah, di sinilah VALEED hadir membantu.
Dengan layanan pendampingan profesional, Anda bisa mendirikan PT dengan cepat, aman, dan legal sepenuhnya.
Bangun PT Anda dengan proses yang cepat, sah, dan tanpa ribet!
KLIK LINK DI SINI untuk Konsultasi GRATIS bersama tim VALEED!
