Seiring berkembangnya globalisasi saat ini, kita seringkali memerlukan dokumen resmi yang diakui di banyak negara.
Terutama saat berurusan dengan bisnis, studi, atau bahkan urusan administrasi pernikahan dan imigrasi.
Salah satu cara untuk memastikan dokumen kita diterima di negara lain adalah dengan melakukan legalisasi.
Tapi, banyak orang yang bingung antara apostille dan legalisir. Meskipun keduanya bertujuan untuk mengesahkan dokumen, proses dan aturan yang berlaku rupanya berbeda.
Dalam artikel ini, kita akan kupas apa itu apostille, tujuan, fungsi, serta perbedaannya dengan legalisir.
Apa Itu Apostille?
Apostille adalah cara untuk memverifikasi keaslian tanda tangan, jabatan, atau cap pada dokumen resmi.
Proses ini dilakukan oleh pihak yang berwenang di negara asal dokumen tersebut.
Tujuan dari apostille yaitu guna memastikan dokumen tersebut sah dan bisa diterima di negara lain yang sudah setuju dengan sistem apostille.
Dasar Hukum Apostille
Apostille pertama kali diatur dalam Konvensi Den Haag 1961 yang dibuat untuk memudahkan legalisasi dokumen antar negara.
Sebelum adanya sistem ini, legalisasi dokumen antarnegara memakan waktu lama dan ribet. Dengan adanya apostille, semua jadi lebih cepat dan praktis.
Negara-Negara yang Tergabung dalam Konvensi Apostille
Sekarang ini, lebih dari 100 negara sudah bergabung dalam Konvensi Den Haag.
Negara-negara tersebut sepakat untuk saling mengakui apostille sebagai bukti sah dokumen internasional.
Beberapa negara besar yang tergabung di dalamnya antara lain Amerika Serikat, Inggris, Jerman, Prancis, dan Jepang.
Tujuan dan Fungsi Apostille
Tujuan utama dari apostille adalah untuk menyederhanakan proses legalisasi dokumen antarnegara yang sudah ikut dalam Konvensi Den Haag.
Sebelumnya, legalisasi dokumen memerlukan prosedur panjang dan rumit. Namun dengan apostille, semuanya bisa jadi lebih cepat dan efisien dikutip dari IzinKilat.
Adapun fungsi dari Apostille ini antara lain:
1. Memastikan Keaslian Dokumen di Negara Lain
Fungsi utama apostille adalah untuk memastikan bahwa dokumen yang diterbitkan di negara asalnya sah dan diterima di negara lain yang tergabung dalam Konvensi Den Haag.
Dengan begitu, kamu bisa menggunakan dokumen resmi seperti akta kelahiran, ijazah, surat nikah, dan lainnya di luar negeri tanpa masalah.
2. Mempermudah Transaksi Internasional
Apostille membantu memudahkan banyak transaksi internasional, baik itu dalam dunia bisnis, pendidikan, pernikahan, atau bahkan urusan imigrasi.
Misalnya, kalau kamu ingin kuliah di luar negeri, ijazah yang sudah di-apostille bisa diterima oleh universitas di negara tujuan.
3. Menghemat Waktu dan Biaya Dibandingkan Legalisir Konvensional
Proses apostille jauh lebih cepat dan lebih murah dibandingkan legalisir biasa.
Sebab, prosesnya cuma melibatkan satu pihak yang berwenang untuk memverifikasi keaslian dokumen, yaitu kementerian hukum atau lembaga yang setara di negara asal dokumen.
Jenis-Jenis Dokumen yang Perlu Apostille
Ada beberapa jenis dokumen yang biasanya perlu mendapatkan apostille. Berikut beberapa di antaranya:
1. Dokumen Publik
Dokumen publik adalah dokumen yang diterbitkan oleh pemerintah atau pihak berwenang yang berkaitan dengan status hukum seseorang. Beberapa contoh dokumen publik yang perlu apostille adalah:
– Akta Kelahiran: Dokumen yang mencatat kelahiran seseorang, lengkap dengan informasi orang tua dan tempatnya.
– Akta Nikah: Dokumen yang mencatat pernikahan yang sah.
– Ijazah dan Transkrip Nilai: Ijazah yang diberikan oleh sekolah atau universitas serta transkrip nilai akademik.
– Akta Kematian: Dokumen yang mencatat kematian seseorang.
– Surat Keterangan Domisili: Surat yang mengonfirmasi tempat tinggal seseorang yang diterbitkan oleh pemerintah.
2. Dokumen Notaris
Dokumen yang dibuat oleh notaris juga perlu apostille, karena biasanya dokumen ini berkaitan dengan transaksi hukum atau kesepakatan penting. Contohnya adalah:
– Akta Notaris: Seperti akta pendirian perusahaan atau akta jual beli properti.
– Perjanjian Notaris: Misalnya perjanjian pinjam-meminjam atau kontrak lainnya yang memerlukan pengesahan.
3. Dokumen Pengadilan
Dokumen yang berasal dari pengadilan juga harus diberi apostille agar sah di luar negeri. Contoh dokumen pengadilan yang membutuhkan apostille meliputi:
– Putusan Pengadilan: Keputusan resmi dari pengadilan.
– Surat Penetapan Pengadilan: Misalnya keputusan tentang hak asuh anak atau pembagian warisan.
Proses dan Cara Mendapatkan Apostille
Untuk mendapatkan apostille, ada beberapa langkah yang harus diikuti. Prosesnya tidak terlalu rumit, asalkan tahu prosedurnya yang benar.
Di Indonesia, yang berwenang mengeluarkan apostille adalah Kementerian Hukum dan HAM.
Tepatnya, Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU) yang menangani proses ini. Jadi, semua urusan apostille ada di bawah kewenangan mereka.
Langkah-Langkah Mengajukan Apostille
Inilah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengajukan apostille:
- Siapkan Dokumen: Pastikan dokumen yang diajukan sudah asli dan sah, serta sudah mendapat pengesahan jika diperlukan (seperti dari notaris atau lembaga terkait).
- Verifikasi Dokumen: Pastikan dokumen yang diajukan memang memenuhi syarat untuk diberi apostille, seperti dokumen publik atau pengadilan.
- Ajukan ke Kementerian Hukum dan HAM: Setelah dokumen lengkap, ajukan ke Direktorat Jenderal AHU di Kementerian Hukum dan HAM, baik secara langsung atau lewat sistem online yang sudah disediakan.\
- Bayar Biaya Administrasi: Ada biaya yang perlu dibayar untuk proses pengajuan apostille. Pastikan membayar sesuai ketentuan yang berlaku.
- Proses Apostille: Setelah dokumen diverifikasi dan semua administrasi selesai, Kementerian Hukum dan HAM akan memberi apostille pada dokumen tersebut.
Persyaratan Dokumen
Agar dokumen bisa diajukan untuk apostille, beberapa syarat yang perlu dipenuhi antara lain:
- Dokumen Asli: Dokumen yang diajukan harus asli, bukan salinan.
- Dokumen yang Sudah Dilegalisasi (Jika Diperlukan): Beberapa dokumen memerlukan legalisasi terlebih dahulu dari notaris atau lembaga terkait
- Dokumen yang Valid: Pastikan dokumen tidak cacat atau ada keraguan tentang keasliannya.
Biaya yang Dibutuhkan
Biaya untuk mengajukan apostille bervariasi tergantung jenis dan jumlah dokumen yang diajukan. Biayanya relatif terjangkau dibandingkan biaya legalisasi di luar negeri.
Proses Apostille Online
Supaya lebih simple, kini ada layanan apostille online dari Kementerian Hukum dan HAM. Berikut cara mengajukannya secara online:
- Daftar Akun: Pengguna harus membuat akun terlebih dahulu di https://apostille.ahu.go.id/.
- Unggah Dokumen: Setelah terdaftar, pengguna bisa mengunggah dokumen yang akan diajukan untuk apostille.
- Bayar Secara Online: Pembayaran untuk biaya administrasi bisa dilakukan lewat sistem pembayaran online yang ada.
- Verifikasi dan Pengeluaran Apostille: Setelah dokumen diverifikasi, apostille akan dikeluarkan secara digital dan dikirim ke pemohon.
Dengan layanan online ini, proses pengajuan apostille jadi lebih cepat dan mudah.
Perbedaan Apostille dan Legalisir
Apostille dan legalisir adalah dua proses yang berkaitan dengan pengesahan dokumen untuk digunakan di luar negeri.
Meskipun keduanya berguna untuk memastikan keabsahan dokumen di negara asing, namun proses serta tujuannya berbeda.
Apostille adalah metode pengesahan dokumen yang diatur oleh Konvensi Den Haag 1961 dan digunakan oleh negara-negara yang menjadi anggota konvensi tersebut.
Proses ini lebih sederhana dan lebih cepat, karena hanya membutuhkan pengesahan satu kali dari otoritas yang berwenang di negara asal.
Sebaliknya, legalisir adalah proses yang melibatkan pengesahan dokumen oleh beberapa pihak, seperti Kementerian Luar Negeri dan kedutaan besar atau konsulat negara tujuan.
Legalisir umumnya lebih rumit dan memakan waktu lebih lama dibandingkan apostille, karena melibatkan lebih banyak langkah administrasi.
Tabel Perbandingan: Apostille vs. Legalisir
| Aspek | Apostille | Legalisir |
| Negara yang berlaku | Negara-negara yang menandatangani Konvensi Den Haag 1961. | Negara yang tidak menandatangani Konvensi Den Haag. |
| Proses | Pengesahan satu kali oleh otoritas yang berwenang di negara asal. | Pengesahan oleh Kementerian Luar Negeri, kemudian oleh kedutaan negara tujuan. |
| Tujuan | Memudahkan penggunaan dokumen di negara asing yang juga anggota konvensi. | Memastikan dokumen diakui oleh negara tujuan yang tidak terikat pada Konvensi Den Haag. |
| Waktu dan biaya | Proses cepat, biaya lebih rendah. | Proses lebih lama, biaya lebih tinggi. |
| Situasi kapan digunakan | Digunakan untuk dokumen yang akan digunakan di negara-negara anggota Konvensi Den Haag. | Digunakan untuk dokumen yang akan digunakan di negara-negara yang tidak terikat pada Konvensi Den Haag. |
Situasi Kapan Menggunakan Apostille atau Legalisir
Penggunaan apostille lebih tepat untuk dokumen yang akan digunakan di negara-negara yang merupakan anggota Konvensi Den Haag, seperti sebagian besar negara Eropa dan Amerika Serikat.
Contoh dokumen yang biasanya membutuhkan apostille adalah akta kelahiran, ijazah, atau surat kuasa.
Sebaliknya, legalisir diperlukan untuk dokumen yang akan digunakan di negara-negara yang tidak menjadi anggota konvensi, seperti beberapa negara di Timur Tengah atau Asia.
Manfaat Menggunakan Apostille
Ada beberapa manfaat dari Apostille ini, antara lain:
1. Kemudahan dalam Penggunaan Dokumen di Luar Negeri
Apostille mempermudah proses pengesahan dokumen, karena negara-negara yang menjadi anggota Konvensi Den Haag saling mengakui apostille sebagai bukti keabsahan dokumen.
Dengan apostille, pemilik dokumen tidak perlu lagi melakukan proses panjang seperti legalisir yang melibatkan beberapa instansi.
2. Efisiensi Waktu dan Biaya
Karena proses apostille lebih sederhana dan langsung, dokumen yang telah di-apostille dapat digunakan lebih cepat dan dengan biaya yang lebih rendah.
Proses legalisir, sebaliknya, memerlukan lebih banyak waktu karena melibatkan beberapa langkah pengesahan oleh berbagai instansi.
3. Keamanan Dokumen
Apostille memberikan tingkat kepercayaan yang lebih tinggi dalam hal keaslian dokumen, karena otoritas yang mengeluarkan apostille telah melalui prosedur yang ketat.
Ini mengurangi kemungkinan pemalsuan dan meningkatkan keabsahan dokumen saat digunakan di luar negeri.
Kesimpulan
Apostille adalah cara cepat dan efisien untuk memverifikasi keaslian dokumen agar bisa digunakan di luar negeri, terutama di negara-negara yang tergabung dalam Konvensi Den Haag 1961.
Prosesnya jauh lebih simpel dan murah dibandingkan legalisir, yang melibatkan banyak tahap pengesahan oleh berbagai pihak.
Jadi, kalau dokumenmu akan digunakan di negara anggota konvensi, lebih baik pakai apostille.
Di Indonesia, Kementerian Hukum dan HAM yang berwenang mengeluarkan apostille ini, dan sekarang sudah bisa dilakukan secara online.
Meski begitu, kalau kamu perlu legalisir, itu biasanya buat negara yang belum ikut Konvensi Den Haag.
Penggunaan apostille sangat menghemat waktu dan biaya, serta lebih praktis bagi mereka yang sering berurusan dengan dokumen internasional. Dengan adanya sistem ini, semua jadi lebih mudah, cepat, dan aman!
