Beberapa waktu lalu, kami pernah membantu seorang pengusaha muda yang ingin mendirikan PT.
Ia datang membawa map berisi berbagai dokumen penting.
Namun, saat kami periksa, ternyata ada beberapa dokumen penting yang belum disiapkan dalam bentuk salinan (tercopy).
Padahal, dokumen-dokumen itu dibutuhkan agar proses legalitas berjalan lancar.
Dari pengalaman itu, kami menyadari.
Masih banyak pelaku usaha yang belum tahu pentingnya dokumen tercopy dalam mendirikan sebuah perusahaan.
Istilah “tercopy” memang terdengar teknis dan asing bagi sebagian orang.
Tidak sepopuler “akta notaris” atau “NIB”.
Tapi sebenarnya, tercopy adalah bagian penting dari proses administratif yang tidak boleh diabaikan.
Apa Itu Tercopy dalam Pendirian PT?
Secara sederhana, tercopy adalah salinan dari dokumen asli yang dibutuhkan dalam proses pendirian PT.
Bisa berupa fotokopi biasa atau salinan yang sudah dilegalisasi.
Dalam beberapa kasus, cukup salinan non-legalisir saja tergantung permintaan dari instansi yang bersangkutan.
Pentingnya Tercopy dalam Pendirian PT?
Dalam pengalaman kami, ada alasan kuat mengapa dokumen tercopy keberadaannya sangat krusial, seperti:
1. Sebagai Syarat Legalitas
Beberapa instansi pemerintah seperti Kemenkumham hanya akan memproses dokumen jika salinan-salinannya dilampirkan. Tanpa itu, pengajuan bisa tertunda bahkan ditolak.
2. Pencocokan Data
Notaris, OSS, dan pihak-pihak lain perlu mencocokkan data dari dokumen asli dengan salinannya. Tercopy membantu memastikan bahwa semua data sudah sesuai.
3. Bukti Kuat Jika Terjadi Masalah Hukum
Jika suatu hari terjadi masalah hukum, dokumen tercopy bisa menjadi bukti bahwa bisnis kamu sudah mengikuti prosedur yang benar.
4. Mendukung Proses Perizinan Lainnya
Dalam setiap tahapan mengurus OSS, NIB, NPWP, hingga akta notaris, dokumen tercopy selalu dibutuhkan.
Jenis Dokumen yang Harus Dilengkapi dalam Bentuk Tercopy
Saat ingin mendirikan PT, ada beberapa dokumen yang WAJIB tersedia dalam bentuk salinan atau tercopy.
Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai dasar legalitas dan identitas perusahaan.
Berikut daftarnya:
– KTP & NPWP Pendiri: Ini dokumen utama untuk menunjukkan identitas dan status perpajakan para pemilik perusahaan.
– Surat Kuasa (Jika Dikuasakan): Bila prosesnya dikuasakan ke kami atau pihak ketiga, surat kuasa harus tersedia dalam bentuk tercopy dan ditandatangani dengan benar.
– Akta Pendirian & SK Pengesahan: Akta notaris dan SK dari Kemenkumham ini menjadi bukti legal bahwa PT kamu sah di mata hukum.
– Bukti Domisili: Bisa berupa tagihan listrik, PBB, atau surat keterangan dari pengelola gedung. Ini menunjukkan bahwa perusahaan punya alamat yang jelas.
– Surat Pernyataan Modal Disetor: Ini dokumen yang sering terlupakan. Padahal sangat penting untuk membuktikan bahwa modal perusahaan sudah ditempatkan sesuai ketentuan.
Siapa yang Bertanggung Jawab Mengumpulkan Dokumen Tercopy?
Berdasarkan pengalaman kami dalam menangani legalitas perusahaan, idealnya pengumpulan dokumen tercopy dilakukan oleh tim legal internal.
Namun, apabila perusahaan belum memiliki tim legal, tugas ini sebaiknya dilakukan langsung oleh pendiri atau pemilik usaha.
Dalam praktiknya, kami sering mengambil alih proses ini karena banyak pendiri bisnis belum familiar dengan format dan syarat dokumen yang sah.
Hal ini berguna untuk menghindari penolakan dari instansi pemerintah seperti OSS (Online Single Submission) atau Kemenkumham.
Bagaimana Cara Memastikan Dokumen Tercopy Sah?
Tidak semua hasil fotokopi dapat dianggap sah sebagai dokumen tercopy. Ada beberapa langkah penting yang perlu dilakukan agar dokumen tersebut diakui secara resmi:
- Membubuhkan cap “Tercopy Sesuai Asli”
- Menambahkan tanda tangan pemilik atau notaris
- Jika perlu, meminta pengesahan atau legalisasi dari instansi terkait
Hal kecil seperti cap atau legalisasi sering jadi pembeda antara dokumen yang diterima atau ditolak oleh sistem OSS maupun Kemenkumham.
Contoh Alur Proses Pengumpulan Hingga Pendirian PT Resmi
1. Konsultasi Awal & Verifikasi Dokumen
Mulai dengan sesi konsultasi untuk memahami kebutuhan pendirian badan usaha.
Selanjutnya, dilakukan verifikasi menyeluruh terhadap kelengkapan dan kesesuaian format dokumen yang diperlukan.
2. Pengumpulan Dokumen oleh Pemilik Usaha atau Kuasa Hukum
Seluruh dokumen pendukung yang telah diverifikasi dikumpulkan dari pihak pemilik usaha atau kuasanya untuk keperluan proses hukum lebih lanjut.
3. Penyusunan Akta Pendirian oleh Notaris
Setelah dokumen lengkap, notaris akan menyusun akta pendirian perusahaan sesuai ketentuan hukum yang berlaku, sebagai dasar legalitas badan usaha.
4. Pengajuan Pengesahan ke Kementerian Hukum dan HAM
Akta yang telah ditandatangani akan segera kami ajukan untuk memperoleh SK pengesahan dari Kemenkumham, sebagai bukti sah pendirian Perseroan Terbatas.
5. Pengurusan NPWP, NIB, dan Perizinan Usaha Tambahan
Pasca pengesahan, kami lanjutkan dengan proses pengurusan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Nomor Induk Berusaha (NIB), dan perizinan lainnya yang dibutuhkan agar entitas usaha dapat segera menjalankan operasional secara legal dan optimal.
Kesalahan Umum dan Cara Mengatasinya dalam Menyiapkan Tercopy Dokumen Pendirian PT
Kami sering menemui berbagai masalah yang dihadapi oleh para pendiri PT.
Terutama saat menyiapkan dokumen salinan atau tercopy dokumen pendirian PT.
Berikut kami ceritakan beberapa kesalahan umum yang sering terjadi.
Lengkap dengan cara mengatasinya berdasarkan pengalaman nyata kami di lapangan.
1. Salinan Dokumen Tidak Terbaca atau Tidak Lengkap
Di salah satu kasus yang kami tangani, seorang klien datang dengan keluhan.
Proses pengajuan NIB (Nomor Induk Berusaha) terhambat karena salinan akta pendirian PT yang dia serahkan tidak bisa dibaca dengan jelas.
Ternyata, hasil scan-nya buram dan ada halaman yang terpotong.
Ini kesalahan yang sangat umum.
Banyak pelaku usaha mengira bahwa selama dokumen sudah di-scan, urusan selesai.
Padahal, instansi seperti OSS (Online Single Submission) atau notaris membutuhkan dokumen yang terbaca dengan sempurna dan lengkap dari halaman pertama hingga lampiran terakhir.
Solusi dari kami:
- Gunakan alat pemindai (scanner) dengan resolusi tinggi.
- Periksa kembali hasil scan sebelum dikirim.
- Urutkan dan beri nama file dengan jelas, misalnya: “Akta_Pendirian_ABC_2025.pdf”.
- Jika memungkinkan, siapkan juga versi hardcopy yang telah dilegalisir sebagai cadangan.
2. Tidak Mencantumkan Dokumen Pendukung Lain Seperti NPWP
Kami juga sering menjumpai pelaku usaha yang hanya menyerahkan akta pendirian tanpa menyertakan dokumen lain seperti NPWP perusahaan atau SK Kemenkumham.
Akibatnya, proses pengajuan izin atau permohonan rekening bank perusahaan tertunda.
Salah satu klien kami sempat kesulitan membuka rekening korporat karena pihak bank tidak menerima dokumen yang tidak disertai NPWP.
Ini seharusnya bisa dihindari bila sejak awal pelaku usaha memahami dokumen apa saja yang dibutuhkan.
Solusi dari kami:
- Buatlah daftar dokumen legalitas secara lengkap, di antaranya:
- Akta Pendirian PT
- SK Kemenkumham
- NPWP Perusahaan
- NIB
- Surat Domisili (jika diperlukan)
Pastikan semua dokumen tersebut dalam format PDF yang rapi dan siap untuk dibagikan ke pihak mana pun yang membutuhkan.
3. Dokumen yang Sudah Kedaluwarsa
Mungkin terdengar aneh.
Tapi, kami pernah menangani kasus di mana dokumen yang dikirimkan ternyata sudah kedaluwarsa.
Contohnya, surat domisili yang masa berlakunya hanya satu tahun atau SKDP dari kelurahan yang belum diperbarui.
Akibatnya? Pengajuan izin usaha ditolak dan klien harus mengulang proses administrasi dari awal.
Solusi dari kami:
- Lakukan audit berkala terhadap seluruh dokumen legalitas perusahaan.
- Tandai dokumen yang memiliki masa berlaku dan buat sistem pengingat untuk memperbaruinya.
Kesimpulan
Memahami dan menyiapkan dokumen tercopy itu harus dilakukan supaya proses pendirian PT berjalan lancar tanpa hambatan.
Dokumen tercopy ini punya peran besar dalam mempercepat dan memudahkan urusan legalitas perusahaan, jadi izin bisa cepat selesai.
Kalau dokumen lengkap dan sesuai, kemungkinan ditolak atau harus revisi jadi lebih kecil.
Tapi, kadang prosesnya cukup ribet dan butuh ketelitian yang tidak semua orang punya.
Agar lebih mudah prosesnya, kamu bisa memakai jasa profesional seperti Legal Menjadi Pengaruh.
Legal Menjadi Pengaruh juga memberikan kemudahan bayar setelah semua beres, dengan waktu pengerjaan sekitar 6-8 hari.
Yuk, langsung cek halaman Legal Menjadi Pengaruh supaya pendirian PT-mu bisa lebih mudah dan terpercaya. KLIK DI SINI!
FAQ dalam Pendirian PT
1. Apakah tercopy harus dilegalisir notaris?
Ya, dokumen tercopy harus dilegalisir notaris atau dapat menggunakan fotocopy yang telah dilegalisir oleh instansi penerbit dokumen asli.
2. Berapa lama masa berlaku dokumen tercopy?
Dokumen tercopy yang dilegalisir umumnya berlaku 3-6 bulan, tergantung jenis dokumen dan ketentuan instansi yang memerlukan.
3. Bolehkah mengirim dokumen tercopy via email?
Untuk proses pendirian PT, dokumen tercopy harus berupa hardcopy asli yang dilegalisir. Email hanya untuk draft atau konfirmasi awal.
4. Apa itu PT (Perseroan Terbatas)?
PT adalah badan hukum yang modalnya terdiri dari saham, dengan tanggung jawab pemegang saham terbatas pada saham yang dimiliki.
5. Siapa saja yang dapat mendirikan PT?
Minimal 2 orang pendiri dari Warga Negara Indonesia (WNI), kecuali PT Perorangan yang cukup 1 orang pendiri WNI.
6. Berapa modal dasar minimal untuk mendirikan PT?
Modal dasar minimal Rp 2.500.000.000 untuk PT biasa, dan Rp 50.000.000 untuk PT Perorangan.
7. Apa perbedaan antara PT perorangan dan PT biasa?
PT Perorangan: 1 pendiri, modal minimal Rp 50 juta, khusus usaha mikro dan kecil
PT Biasa: Minimal 2 pendiri, modal minimal Rp 2,5 miliar, untuk semua skala usaha
8. Bagaimana proses pendirian PT?
- Pesan nama perusahaan
- Pembuatan akta pendirian di notaris
- Pengesahan Kemenkumham
- Pendaftaran NPWP dan NIB (OSS)
- Pembukaan rekening bank
9. Apakah suami-istri boleh mendirikan PT bersama?
Ya, suami dan istri bisa mendirikan PT bersama, tapi ada beberapa ketentuan yang harus dipenuhi. Syarat utama adalah mereka wajib memiliki perjanjian pisah harta (Perjanjian Kawin). Tanpa perjanjian pisah harta, suami istri dianggap sebagai satu subjek hukum, sehingga tidak memenuhi syarat minimal dua orang untuk mendirikan PT.
10. Dokumen apa saja untuk pendirian PT?
- KTP dan NPWP pendiri
- Surat keterangan domisili
- Surat pernyataan tidak pailit
- Pas foto pendiri
- Surat kuasa (jika diwakilkan)
- Bukti setoran modal (untuk PT biasa)
